Na temelju čl. 3. st. 1. Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 i čl. 30 Društvenog ugovora Mon Perin d.d. Bale, Trg la Musa 2, OIB 06374155285, Uprava Društva dana 24. svibnja, donosi sljedeći

PRAVILNIK O OBRADI I ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

U postupku obrade osobnih podataka i zaštite pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih podataka Mon Perin d.d. Bale (u daljnjem tekstu: Društvo) obveznik je primjene Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (dalje u tekstu: Opća uredba) te Zakona o primjeni Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18).

Članak 2.

Sukladno čl. 4. toč. 7. Opće uredbe Društvo je voditelj obrade osobnih podataka koja određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i/ili pravom EU.

Članak 3.

U skladu sa Općom uredbom pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:

„osobni podatak“ označava sve podatke koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca

„obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje

„sustav pohrane” znači svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi

„voditelj obrade” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka; kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice;

„primatelj” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana.

„treća strana” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade

„privola ispitanika“ znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose;

„povreda osobnih podataka” znači kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani

„pseudonimizacija” znači obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi

Članak 4.

Osobne podatke fizičkih osoba Društvo obrađuje zakonito, pošteno i transparentno. Obrađuju se samo primjereni i relevantni osobni podaci i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama.

Osobne podatke koje Društvo obrađuje su točni te se po potrebi ažuriraju. Osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja se brišu ili ispravljaju.

Društvo osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.

Društvo pohranjuje osobne informacije u razdoblju potrebnom radi ispunjenja svrhe radi koje je informacija prikupljena, obično za vrijeme ugovornog odnosa i za bilo koje razdoblje nakon toga što je zakonski obvezatno ili dozvoljeno po primjenjivom pravu. Pravila pohrane Društva odražavaju primjenjive rokove zastare i zakonske zahtjeve.

II. OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Članak 5.

Društvo osobne podatke obrađuje samo i u onoj mjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

− da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha

− da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka

− da je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza Društva

− da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe

− da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa

− da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa Društva ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Članak 6.

Privola kojom ispitanik Društvu daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose jest dobrovoljna, u pisanom obliku s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta.

Ako se radi o obradi osobnih podataka djeteta ispod dobne granice od 16 godina, privolu na način opisanom u stavku 1. ovog članka daje nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (roditelj ili zakonski skrbnik djeteta).

Privola uključuje dijeljenje osobnih podataka s povezanim društvima samog Društva i to: Mon Perin Castrum d.o.o., Maian d.o.o., Dandoli d.o.o., Plinio d.o.o., obrtnik Jasmina Cuccurin. (Italija), kao i dijeljenje osobnih podataka ispitanika s tvrtkom Google Ireland, Facebook Ireland ltd., Instragam Inc.

Članak 7.

U postupku obrade osobnih podataka Društvo na odgovarajući način (pisano ili izravno usmeno) ispitaniku pruža sve informacije vezano uz obradu njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovu za obradu podataka, legitimnim interesima Društva, namjeri predaji osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, prava na ulaganje prigovora i dr.

III. PRAVA ISPITANIKA

Članak 8.

Društvo će odmah, a najkasnije u roku od mjeseca dana od dana podnošenja zahtjeva ispitanika ili njegovog zakonskog zastupnika ili punomoćnika:

− informirati ispitanika o svrsi obrade njegovih osobnih podataka, kategorijama osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni te u slučaju kada se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika o njihovu izvoru

− dostaviti ispitaniku ispis osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose

− ispraviti netočne podatke ili podatke dopuniti

− provesti brisanje osobnih podataka koji se na ispitanika odnose pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji.

Rok iz st. 1. ovog članka može se prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Društvo obavješćuje ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja.

Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, Društvo informaciju pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije.

O razlozima odbijanja zahtjeva ispitanika iz st. 1. ovog članka. Društvo će bez odgađanja, a najkasnije jedan mjesec od primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika o razlozima odbijanja zahtjeva.

Članak 9.

Društvo informacije pružene u skladu s čl. 8. pruža bez naknade.

Iznimno, ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani Društvo će naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti.

Članak 10.

Ispitanik koji smatra da je Društvo povrijedila neko njegovo pravo zajamčeno Općom uredbom ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava nadležnom tijelu.

IV. SUSTAV POHRANE

Članak 11.

Društvo prikuplja i obrađuje sljedeće vrste osobnih podataka:

• ime i prezime korisnika usluga Društva/ispitanika
• adresu prebivališta/boravišta ispitanika
• državljanstvo ispitanika
• datum rođenja ispitanikadržava rođenja ispitanika
• spol ispitanika
• vrsta osobne isprave ispitanika
• podatke o plaćanju kao što su to brojevi računa i ostale povezane
• kartične informacije
• e-mail ispitanika
• OIB (ili takav odgovarajući podatak ispitanika u zemlji izvan Republike Hrvatske)
• podaci o invalidnosti ispitanika
• IP adrese uređaja, interni identifikacijski broj, MAC adresa uređaja, email adrese osobe koja koristi wi-fi sustav, oznaka zemlje koja koristi wi-fi sustav, datum i vrijeme prijave na sustav
• telefonski brojevi/brojevi mobitela ispitanika
• naziv trgovačkog društva i njegovi podaci (ako je korisnik usluga)
• podaci prikupljeni videonadzorom objekata i kampa Mon Perina

Društvo obrađuje i:

• osobni podaci zaposlenika Društva
• osobni podaci o kandidatima koji sudjeluju u natječajnom postupku za zasnivanje radnog odnosa
• osobni podaci vanjskih suradnika, a što je regulirano posebnim Pravilnikom o zaštiti osobnih podataka iz radnopravnih odnosa dostupnim zaposlenicima (radnicima) i vanjskim suradnicima Društva.

Članak 12.

Za osobne podatke navedene u članku 11. ovog članka Društvo vodi evidenciju aktivnosti obrade koja se nalazi u prilogu ovog Pravilnika i smatra se njezinim sastavnim dijelom.

Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke:

• ime i kontaktne podatke Društva, ovlaštene osobe/osoba za zastupanje i službenika za zaštitu podataka
• svrhu obrade
• opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka;
  kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni
• predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka
  opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka

Članak 13.

Uprava Društva donosi odluku o osobama zaduženim za obradu i zaštitu osobnih podataka iz čl. 11. ovog Pravilnika.

V. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA

Članak 14.

Društvo imenuje službenika za zaštitu podataka.

Službenik za zaštitu podataka ima odgovarajuću stručnu spremu, a imenuje se iz redova zaposlenika Društva.

Kontakt podaci službenika za zaštitu podataka dostupni su na web stranicama Društva.

Službenik za zaštitu podataka obavlja poslove informiranja i savjetovanja odgovornih osoba Društva i njegovih zaposlenika koji neposredno obavljaju obradu osobnih podataka o njihovim obvezama iz Opće uredbe, prati poštivanje Uredbe te drugih odredaba Unije ili države članice o zaštiti, omoguće prava ispitanika te surađuje s nadzornim tijelom.

Službenik za zaštitu podataka dužan je čuvati povjerljivost svih informacija koje sazna u obavljanju svoje dužnosti.

VI. MJERE ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA

Članak 15.

Da bi se izbjegao neovlašteni pristup osobnim podacima, podaci u pisanom obliku čuvaju se u registratorima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.

Članak 16.

Društvo će po potrebi, a posebice prilikom objave podataka koji bi se mogli pripisati određenom ispitaniku provoditi pseudonimizaciju kao jednu od tehničkih mjera zaštite osobnih podataka.

Članak 17.

Osobe zadužene za obradu osobnih podataka odgovorne su za zaštitu osobnih podataka od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

VII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 18.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave.

Ovaj Pravilnik objaviti će se i na web stranicama Društva: www.monperin.hr

Mon Perin d.d. Bale

Massimo Piutti, predsj. Uprave

PRILOG

Obrazac evidencije aktivnosti obrade

EVIDENCIJA AKTIVNOSTI OBRADE OSOBNIH PODATAKA

Voditelj obrade osobnih podataka:

Društvo „Mon Perin d.d.“

adresa: Trg la Musa 2

sjedište: Bale

broj telefona: +385 (0)52 824 338

broj faxa: +385 (0)52 824 382

e-mail: [email protected]

Odgovorna osoba Društva:

Massimo Piutti, predsj. Uprave i Ivan Maričić, član Uprave

Službenik za zaštitu osobnih podataka

broj telefona: +385 (0)52 824 338

e-mail: [email protected]

Svrha obrade (opis):

obrada osobnih podataka o ispitanicima

svrha obrade određena je:

– Uredbom i zakonom,

– legitimnim interesom Društva;

– ispunjavanjem ugovornih obveza Društva;

– privolom

Način davanja privole ispitanika za prikupljanje i obradu njegovih osobnih podataka:

pisana privola ispitanika

Kategorija ispitanika: i vrste podataka

– gosti

– zaposlenici

– poslovni partneri

Vrste podataka:

− ime i prezime korisnika usluga Društva/ispitanika

− adresu prebivališta/boravišta ispitanika

− državljanstvo ispitanika

− datum rođenja ispitanika

− država rođenja ispitanika

− spol ispitanika

− vrsta osobne isprave ispitanika

− podatke o plaćanju kao što su to brojevi računa i ostale povezane kartične informacije

− e-mail ispitanika

− OIB (ili takav odgovarajući podatak ispitanika u zemlji izvan Republike Hrvatske)

− podaci o invalidnosti ispitanika

− IP adrese uređaja, interni identifikacijski broj, MAC adresa uređaja, e-mail adrese osobe koja koristi wi-fi sustav, oznaka zemlje koja koristi wi-fi sustav, datum i vrijeme prijave na sustav

− telefonski brojevi/brojevi mobitela ispitanika

− naziv trgovačkog društva i njegovi podaci (ako je korisnik usluga)

Društvo obrađuje i:

− osobni podaci zaposlenika Društva

− osobni podaci o kandidatima koji sudjeluju u natječajnom postupku za zasnivanje radnog odnosa

− osobni podaci vanjskih suradnika, a što je regulirano posebnim Pravilnikom o zaštiti osobnih podataka iz radnopravnih odnosa dostupnim zaposlenicima (radnicima) i vanjskim suradnicima Društva.

Kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni:

Ministarstvo turizma, Turistička zajednica, e-visitor, Mon Perin Castrum d.o.o., Maian d.o.o., Dandoli d.o.o., Plinio d.o.o. (Hrvatska), obrtnik Jasmina Cuccurin (Italija), kao i dijeljenje osobnih podataka ispitanika s tvrtkom Google Ireland, Facebok Ireland ltd., Instragam Inc.

Predviđeni rokovi za brisanje osobnih podataka: Društvo pohranjuje osobne informacije u razdoblju potrebnom radi ispunjenja svrhe radi koje je informacija prikupljena, obično za vrijeme ugovornog odnosa i za bilo koje razdoblje nakon toga što je zakonski obvezatno ili dozvoljeno po primjenjivom pravu. Pravila pohrane Društva odražavaju primjenjive rokove zastare i zakonske zahtjeve.

Opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka:

Podaci u pisanom obliku čuvaju se u omotima spisa, u ormarima, zaključani, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.